Archivierung, Beibehaltung und Discovery
Da das E-Mail-Aufkommen kontinuierlich weiter ansteigt, ist das Sichern und Wiederfinden dieser Nachrichtendaten mittlerweile von unternehmenskritischer Bedeutung. Microsoft Exchange Server 2010 verfügt über die integrierte Fähigkeit zu Archivierung, Beibehaltung und Discovery von E-Mails, wodurch Sie diese Prozesse ohne Änderungen an Ihrer Arbeitsweise oder der Ihrer Benutzer vereinfachen können.
Ein neues persönliches Archiv steht jetzt sowohl in Microsoft Outlook als auch in Outlook Web App zur Verfügung, sodass Benutzer mittels vorhandener Kenntnisse und der vertrauten Clients ganz einfach auf archivierte E-Mails zugreifen können.
Mit den neuen Beibehaltungsrichtlinien in Exchange 2010 können Sie das Archivieren und Löschen von E-Mails automatisieren. Diese Funktion beinhaltet auch eine Funktion zur Vorratsdatenspeicherung, mit der E-Mails, die vom Benutzer geändert oder gelöscht wurden, beibehalten und gesichert werden.
Die Rechte für die neue internetbasierte Multimailboxsuche in Exchange 2010 können einzelnen Benutzern eingeräumt werden, wie beispielsweise dem Compliancebeauftragten, um E-Discovery-Abfragen in verschiedenen Exchange-Nachrichtenformaten zu vereinfachen, unabhängig davon, ob sich die Nachrichten in der primären Mailbox oder der Archivmailbox der Benutzer befinden.
Archivierungs-, Beibehaltungs- und Discovery-Features
Zu den wichtigsten neuen Archivierungs-, Beibehaltungs- und Discovery-Features in Microsoft Exchange Server 2010 gehören:
Persönliches Archiv: Dabei handelt es sich um eine spezielle Mailbox, die mit der primären Mailbox eines Benutzers verknüpft ist. Sie erscheint neben den primären Mailboxordnern in Outlook oder Outlook Web App, sodass Benutzer direkten Zugriff auf die E-Mails im Archiv haben, genau wie in den primären Mailboxen. Die Benutzer können E-Mails aus .pst-Dateien in ihr persönliches Archiv ziehen, um darauf einfacher online zugreifen zu können. E-Mails aus der primären Mailbox können mittels Beibehaltungsrichtlinien auch automatisch ins persönliche Archiv verschoben werden, wodurch die Mailboxgröße verringert und die Anwendungs- und Netzwerkleistung verbessert wird. Darüber hinaus können Benutzer sowohl ihr persönliches Archiv als auch ihre primären Mailboxen in Outlook oder Outlook Web App durchsuchen.
Beibehaltungsrichtlinien: Mit den Beibehaltungsrichtlinien können Sie Beibehaltungseinstellungen auf bestimmte Nachrichten, E-Mail-Kontakte oder Ordner in einer E-Mail-Mailbox anwenden. Der Exchange-Administrator konfiguriert Richtlinien, die in jeder E-Mail in Outlook 2010 angezeigt werden, zusammen mit einer Kopfzeile, die die angewendete Richtlinie und das Löschdatum enthält. Benutzern stehen zwei Arten von Richtlinien zur Verfügung: Löschrichtlinien und Archivierungsrichtlinien. Beide Richtlinienarten können kombiniert und auf dieselbe Nachricht oder denselben Ordner angewendet werden. So kann eine E-Mail beispielsweise so markiert werden, dass sie nach einer vordefinierten Anzahl von Tagen automatisch ins persönliche Archiv verschoben und nach einer vordefinierten Anzahl von Tagen automatisch gelöscht wird. Administratoren können außerdem über Archivierungsrichtlinien festlegen, wann E-Mails automatisch von der primären Mailbox ins persönliche Archiv verschoben werden.
Vorratsdatenspeicherung: Mit Exchange 2010 können Sie sofortige Sicherungskopien von gelöschten und geänderten Mailboxinhalten der Benutzer (inklusive E-Mails, Terminen und Aufgaben) anlegen, und zwar sowohl aus primären Mailboxen als auch aus persönlichen Archiven. Die Vorratsdatenspeicherung kann auf einzelne Mailboxen oder unternehmensweit angewendet und für einen bestimmten Zeitrahmen festgelegt werden (die Datenspeicherung einer Mailbox kann beispielsweise für 90 Tage gelten). Die Funktion beinhaltet auch eine Option zur automatischen Benachrichtigung der Benutzer über Outlook 2010, dass die gelöschten Daten ihrer Mailboxen zwischengespeichert werden.
Wiederherstellung einzelner Nachrichten: Über Exchange 2010 können Administratoren festlegen, wie lange gelöschte und geänderte E-Mails im Wiederherstellungsordner verbleiben.
Multimailboxsuche: Benutzer können eine Vielzahl von Mailboxinhalten durchsuchen, einschließlich E-Mails, Dateianhängen, Kalendereinträgen, Aufgaben und Kontakten sowie Information-Rights-Management-geschützten Inhalten. Die Multimailboxsuche kann über eine bedienfreundliche, internetbasierte Konsole gleichzeitig für primäre Mailboxen und persönliche Archive aktiviert werden. Zur Überprüfung aus rechtlichen Gründen können Kopien der Suchergebnisse in einer vom Administrator definierten Mailbox gespeichert werden. Die umfassenden Filterfunktionen beinhalten unter anderem Absender, Empfänger, Nachrichtenart, Sende-/Empfangsdatum und cc/bcc sowie eine fortschrittliche Volltextsuche.
Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Mit Exchange 2010 können Administratoren einzelnen Benutzern bestimmte Sonderrechte einräumen. So können beispielsweise Berichts-, Compliance- und Rechtsbeauftragte Multimailbox-suchen und sonstige positionsabhängige Aufgaben durchführen.
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